Vorteile und Nachteile von Social Collaboration

Mit der Einführung technischer Hilfsmittel (Tools) wird Wissen gemeinschaftlich erzeugt und verarbeitet. Man erhält eine gesamte Übersicht und kann so zielgerichteter miteinander kommunizieren. Ein wesentlicher Vorteil von Collaboration Tools ist die Flexibilität. Tag, Uhrzeit und Ort sind nicht relevant. Alle können auf das System zugreifen und den Projektfortschritt dokumentieren. Gemeinschaftliche Zusammenarbeit ist möglich – unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder gerade befinden. Man muss sich auch nicht in unmittelbarer Nähe neben seinem Kollegen befinden, um mit ihm zusammenarbeiten zu können. Extern können auch Remote-Teilnehmer mit eingebunden werden. Entsprechende Hilfsmittel unterstützen diese kollaborative Mitarbeit. Teamprojekte werden einbezogen und ihre langfristigen Ergebnisse können einfach nachverfolgt werden.

Informationen in komprimierter Form sorgen für schnellere Abläufe und können so auch produktiver und kostengünstiger gestaltet werden. Die Kommunikation läuft selbstständig und die Zeit, die somit zur Verfügung steht, kann optimal genutzt werden. Da Dateien nicht ausgetauscht werden müssen, bleibt auch das Chaos aus, weil keine unterschiedlichen Versionen oder Stände mehr zu Problemen führen. Termine, Änderungen, neue rechtlich relevante Vorgaben, Ergebnisse, technische Änderungen usw. werden allen Beteiligten innerhalb einer Oberfläche dargestellt. Wichtige Informationen sind für alle übersichtlich und strukturiert verfügbar. Diese Funktion ermöglicht effizientes Arbeiten.

Wenn sich Pläne ändern, kann es auch mal schwierig sein, sich darauf vorzubereiten. Mit einem kollaborativen Arbeitsmanagement ist man flexibel, um Pläne entsprechend anzupassen, ohne dabei wichtige Termine und Fristen zu gefährden. Und wenn alle über die vorgenommene Änderungen Bescheid wissen, dann sind diese auch keine Überraschung mehr.

Der Umgang mit den entsprechenden Anwendungen erzeugt Transparenz und ermöglicht eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. Studien belegen eine erhebliche Steigerung der Produktivität. Insbesondere für interdisziplinäre Teams schafft es ein hohes Maß an Wissenstransfer. Missverständnisse auf Grund ungleicher Wissensstände werden minimiert und Entscheidungen können valider und deshalb auch schneller getroffen werden. Diese andere und neue Art der Zusammenarbeit motiviert Teams dazu, auf einem völlig neuen Niveau zu arbeiten. Neue Ideen gibt es immer und überall. Oftmals reicht es aus, die richtige Person anzusprechen, um den Ball ins Rollen zu bringen.

Besprechungen fallen weg und alles wird in einem einzigen Tool dokumentiert. Status-Aktualisierungen und To-Do-Meetings gehören somit der Vergangenheit an. Mit dem Abschaffen unnötiger Meetings und Tabellen-Aktualisierungen, steht wichtigen Entscheidungsfindungen und dem Lösen von Problemen mehr Zeit zur Verfügung. Ein System, in dem sämtliche Projekt-Aktualisierungen transparent sind, ermöglicht zu jeder Zeit aktuelle Projektstatusabfragen. Von Vorteil ist auch, dass es den Teammitgliedern erlaubt, einen Schritt rückwärts zu gehen, um zu kontrollieren, ob und wo Fehler gemacht wurden. Dies macht ein Einschreiten möglich, welches die Fehlerquellen minimiert bzw. sogar abstellt. Durch die Beschleunigung analoger Prozesse, können z.B. Dateien gemeinsam bearbeitet werden.

Das Tool für kollaboratives Arbeitsmanagement stellt einen zentralen Ort für die gesamte Kommunikation zur Verfügung. Diese ermöglicht z. B. über eine Volltextsuche, wo nach mehreren Stichworten gesucht wird, oder direkt über die Metadatensuche nach einer Vorgangsummer, etc. die zeitraubende Problematik –die Suche nach Dokumenten aller Art. Über ein Tool zu verfügen, dass es ermöglicht, die neusten Dateiversionen, Kommentare, Projektanforderungen, Ziele und Fristen an einem einzigen Ort zu speichern, macht die gefürchteten “Such-Aktionen” überflüssig und man kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Moderne Collaboration Tools können mit vielen gängigen Systemen mittels einer Schnittstelle verbunden werden. Metadaten und eine sinnvolle Verschlagwortung helfen, Informationen zu bündeln und kanalisieren. Diese werden dann in übersichtlichen Dashboards zur Verfügung gestellt. Der Datenaustausch ist, weil er schnell und ortsunabhängig ist undAbläufe schneller sind, produktiver und kostengünstiger.

Zusammenarbeit findet in unterschiedlichen Formen statt und nimmt in modernen Organisationen eine zentrale Rolle ein. Eine gruppenzielorientierte Form der Zusammenarbeit stellt die Kollaboration dar: Diese bezieht sich auf die Bearbeitung gemeinsamen Materials und umfasst die Aspekte Kommunikation, Koordination und Kooperation. Kommunikation ist das aufeinander bezogene Verhalten zweier oder mehrerer Personen und deren Interaktion mit dem Ziel der Übertragung von Information und dem Verständnis von Bedeutungsinhalten. Koordination ist das Management von Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten, die zur Erreichung eines Ziels ausgeführt werden. Koordinierte Systeme können parallel und jeweils unbeeinflusst voneinander arbeiten, während Kooperation in höherem Maße Abstimmung der Akteure erfordert. Kooperation zielt auf die Erreichung von Individualzielen ab, im Gegensatz dazu steht bei Kollaboration die gemeinsame Verwirklichung des Gruppenziels im Vordergrund. Dementsprechend wird der Gruppenprozess zur Realisierung dieses Ziels betrachtet. Ferner wird bei Kollaboration die Erreichung des Gruppenziels mithilfe der gemeinsamen Manipulation von Ressourcen angestrebt, wohingegen sich Kommunikation, Koordination und Kooperation vor allem mit den einzelnen Akteuren, ihrem Verhalten und ihrer Interaktion beschäftigen. Demnach wird Kollaboration definiert als die Arbeit von zwei oder mehr Individuen an gemeinsamem Material, das bewusst planvoll so strukturiert wurde, dass es die Realisierung eines gemeinsamen Gruppenziels ermöglicht.”


Collaboration Engineering By: Leimeister, Jan Marco. Berlin [u.a.] Springer Gabler, 2014 Online-Ressource (XVIII, 333 S.) Language: German, Datenbank: Katalog Hochschule Anhalt, Seite 261

https://www.wrike.com/de/blog/6-vorteile-des-kollaborativen-arbeitsmanagements/

https://www.polycom.de/collaboration/understand-benefits-of-collaboration-in-the-workplace.html

Wie jedes System hat auch die Online Kollaboration mit Schwächen und Risiken zu kämpfen. Wenn man den Begriff online hört, fallen einem als erstes Datensicherheit und Hacking ein. Wie ist es hier mit unseren Firmen bestellt? Meines Erachtens katastrophal. Wie komme ich zu dieser Ansicht?

Man möchte sich den Anstrich eines modernen Unternehmens geben und „digitalisiert“ sich. Hierbei macht man oft den zweiten Schritt vor dem ersten. Es wird sich zu wenig mit der Projektierung auseinandergesetzt. In den schlimmsten Fällen wird dem Firmenadministrator zugeworfen…“kümmere dich mal darum. Du machst das schon!“.

Dieser ist dann alleingelassen mit der Auswahl der Komponenten, ohne Hinweise auf die Bedürfnisse und digitalen Kompetenzen der einzelnen Abteilungen. Auch in Bezug auf die Auslegung der Dimensionen und Aufrüstbarkeit für weitere zukünftige Innovationen ist ihm der firmeneigene Spielraum nicht genannt. So können Systeme schnell überboarded oder unterdimensioniert sein. Schlimmstenfalls kommt am Ende der technikferne Controller oder CFO und kürzt. Das Ende vom Lied, ein zusammengestückeltes „Un“system. Günstige Programme oder Lizenzen, die nicht miteinander kompatibel sind.


Gehen wir davon aus, wir haben durch eine ausreichende und sicherlich auch zeitaufwendige Projektierung ein auf unsere Firma zugeschnittenes System. Nicht überboarded, jedoch den technischen Fortschritt in Schnittstellen oder als embedded System für spätere Investitionen mit eingeplant. Und was spricht gegen die Hilfe eines externen Projektplaners? Dieser kennt sich mit den unterschiedlichen Lösungsansätzen verschiedenster Branchen aus. Weshalb sollten wir nicht aus den Fehlern der anderen lernen? – den Geist der Kollaboration weiter gedacht

In dem Feld der Datensicherheit muss uns noch bewusster werden, dass sogenanntes Inseldenken den strategischen Hackerangriffen alleine nicht Herr werden kann. Ohne das Wissen von Marktbegleitern, Wissenschaftlern und Regierungen wird man der Bedrohung nichts entgegensetzen können. Als Bespiel jede gängige Antivirensoftware ist auf die Zusammenarbeit mit Nutzern und auch „friendly hackers“ angewiesen um neue Viren, Würmer und Angriffe rechtzeitig zu erkennen und unschädlich zu machen. Die Erkenntnis, wenn ich meine Daten vor unbefugtem Zugriff schützen will, muss ich wichtige Informationen teilen, hört sich schizophren an und muss erst in den Köpfen ankommen.

Weiter oben schon kurz angerissen, muss ich auch meine Mitarbeiter gezielt abholen. Das Zauberwort heißt bedarfsorientiertes Schulen aller auf die neuen Systeme und Programme. Und auch hier kann richtig angewandt Corporate Network der Schlüssel zum Erfolg werden. Statt langweiligem Frontaluntericht – E-learning. Nicht jeder User muss allgemeine und nicht auf sein Tätigkeitsfeld und Wissen zugeschnittene Monologe des (Be)- Lehrenden ertragen, am Ende des Leergangs noch die Anwesenheit quittieren und das Unternehmen ist im Bereich QM, ISO 9001 &Co. oberflächlich gesehen auf der sicheren Seite.
Als User wünsche ich mir eher eine interaktives E- Learning Programm. Mit meinen Lernerfolgen erspiele ich mir Zugangsberechtigungen für das neue System. Digital sind Fortschritte und Kompetenzen auch für die Führungskraft nachvollziehbar und im Zusammenhang mit agile Management neben dem persönlichen Gewinn auch einer für das gesamte Unternehmen. Keine „zerschossenen“ Dokumente, eine logische und nachvollziehbare Dokumentenstruktur und Dateiablage. Der Administrator freut sich, dass Mitarbeiter Malware erkennen und Ihre Spamfilter in den Mailprogrammen eigenständig anlernen.

Bleibt noch die Politik. Deutschland und die EU Vorgaben haben mit seinem Datenschutzgesetz sicherlich gute Grundlagen für die Rechtssicherheit geschaffen. Und doch sind noch viele Hürden zu bewältigen. Datenkraken wie Google und Co. wählen ihre Standorte nach der Größe der Lücken im Gesetzestext.
Für den weltweiten Einsatz von online Kollaborationen benötigt man auch weltweit einheitliche Sicherheitsstandards, sonst geraten deutsche und europäische Unternehmen schnell ins Abseits. Sie kämpfen noch mit Regularien und Vorschriften, Behörden und Formularen während Amerikaner und Chinesen die industrielle digitale Welt erobern.

Collaboration Engineering (CE) ist ein systematischer Ansatz zur Ausgestaltung von wiederholbaren Kollaborationsprozessen. Er hat zum Ziel, die Effizienz und Effektivität der gemeinsamen Bemühungen und Aufwendungen von Menschen in Organisationen zu erhöhen (vgl. Kolfschoten et al. 2006a). Collaboration Engineering ist ein Ansatz zur Entwicklung und zur Umsetzung von Kollaborationsprozessen, die von Practitioners (vgl. Abschn. 3.3) ausgeführt werden können, um hochwertige, wiederkehrende Aufgaben zu erfüllen (vgl. Kolfschoten et al. 2006b). In diesem Kapitel werden die Rollen im Collaboration Engineering (Collaboration Engineer, Facilitator, Practitioner) dargestellt. Zur Entwicklung von Kollaborationsprozessen existieren zudem drei Hauptkonzepte im Collaboration Engineering, die nachfolgend erläutert werden: Hierbei handelt es sich um den Collaboration Engineering Prozess, das Sechs-Ebenen-Modell des Collaboration Engineerings und der Kollaborations-Prozess-Design-Ansatz. “



Collaboration Engineering By: Leimeister, Jan Marco. Berlin [u.a.] Springer Gabler, 2014 Online-Ressource (XVIII, 333 S.) Language: German, Datenbank: Katalog Hochschule Anhalt, Seite 51