Meeting im Weltall?

Klingt abgespaced? Ist es auch – und dafür muss man nicht mal in eine Rakete steigen.

Die rasante technische Entwicklung macht es möglich und das nur allein mit VR-Technik. Im virtuellen Raum kann man sich den Wunsch-Meetingroom aussuchen. Ein schickes Büro in einem Wolkenkratzer, unter Palmen auf einer einsamen Insel oder eben im Weltall. Den Möglichkeiten für ein solches Szenario sind keine Grenzen gesetzt. Die meist schöneren virtuellen Orte sind gegenüber dem eigenen tristen Büro eine willkommene Abwechselung, finden sicher auch die Feel-Good-Manager. Das sind die neuen Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, im Sprachgebrauch oft Online- oder E-Collaboration genannt.

Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie und den neuen Wegen im Home Office effizient zu arbeiten, haben E-Collaboration-Tools Hochkonjunktur. Man könnte sagen, sie gehören zu den Gewinnern der Krise, da Microsoft Teams, Skype, Zoom, Google Drive und viele andere Dienste Einzug in zahlreiche Unternehmen und Haushalte erhalten. Dies gibt der Digitalisierung einen ordentlich Schub nach vorn und somit die Chance die Arbeitsweise flexibler und weniger von der physischen Präsenz abhängig, zu gestalten. Doch vor einigen Jahrzehnten sah das noch ganz anders aus. Starten wir mit einem Rückblick in die Vergangenheit und der dynamischen Entwicklung der Online-Collaboration.

Vor einem halben Jahrhundert…

In den 1970-er Jahren war der Begriff „E-Collaboration“ kein gängiger Begriff. In diesem Jahrzehnt wurden die ersten E-Mails versendet und somit die Grundlage für dezentrales Zusammenarbeiten von zeitlich und / oder räumlich getrennten Teams durch Computer-Technik geschaffen, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten. Daher spricht man rückblickend von der Vorstufe der ersten Generation der Online-Kollaboration. Mit der Integration bestimmter Funktionen z.B. mit dem Versenden von Kurznachrichten in den E-Mail Programmen konnten vielen Themen in kürzester Zeit abgefragt und gleichzeitig beantwortet werden. Jetzt begann das Zeitalter des Web 1.0. Auch der elektronische Kalender ist heutzutage, vor allem in der beruflichen Verständigung, nicht mehr wegzudenken. Die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen oder auch externen Partnern, mithilfe von elektronischen Kalendern, vereinfacht die Koordination und Terminabwicklung in der täglichen Arbeit ungemein. Nehmen wir als Beispiel diese Funktion im Outlook von Microsoft. Hier können eigene Termine sowie Gruppenkalender visualisiert werden. Auch ohne jegliche Kontaktaufnahme, sind diverse Informationen, ob Personen zu bestimmten Zeiten frei sind oder nicht, einsehbar. Voraussetzung dazu ist natürlich, dass diese Angaben von dem jeweiligen Nutzer nicht gesperrt sind. Zudem lassen sich damit Besprechungen mit mehreren Teilnehmnern viel einfacher planen und vorallem auch organisieren, denn zur Versendung des eigentlichen Termins können auch Informationen zum eigentlichen Thema sowie Dateien mitgesendet werden. Des Weiteren ist durch die “Annahme / Ablehnfunktion” eine bessere Planung möglich. Diese Kalender-Funktion ist bis heute ganz selbstverständlich im Arbeitsalltag integriert und bei einer Vielzahl an Unternehmen „gang und gäbe“. 

Ein weiteres Tool der “first generation” ist VoIP (Voice over IP) und beinhaltet kurz gesagt, das Telefonieren über das World Wide Web. Somit konnten Gespräche ohne physische Anwesenheit und ohne größere Gebühren ganz einfach über das Internet abgewickelt werden. Neben den eigentlichen Telefonat, war es nun auch möglich simultane Videoübertragungen sowie Chats zu initiieren.

Auf zur 2. Generation

In dieser Generation wird von dem erweiterten Web 1.0 gesprochen. Hier spielt Instant Messaging eine entscheidende Rolle. Messenger-Dienste wie ICQ und der MSN Live Messenger läuten das Zeitalter des klassischen Live-Chats in den 90er Jahren ein. Hierbei spricht man oft von Nachrichtensofortversand bzw. adhoc-Kommunikation, da im besten Fall sofort auf die Nachricht reagiert wird. Die Nutzer können durch den gewählten Verfügbarkeitsstatus , auch als „Presence Awareness“ bezeichnet, sehen, ob der Kommunikationspartner „online“, „offline“ oder auch gerade „busy“ ist.

Auch klassische Dokumenten-Management-Systeme (DMS) etablieren sich zu dieser Zeit mehr und mehr in den Unternehmen. Damit können eine Vielzahl an Dokumenten zahlreichen Nutzern zentral zugänglich gemacht werden. Weiterhin zählen Projektmanagementtools, wie beispielsweise Microsoft Sharepoint, zum Vorbereiten, Planen und Durchführen von Projekten zur zweiten Generation. Viele dieser bisherigen Möglichkeiten zum gemeinsamen Arbeiten werden bis heute in Unternehmen angewandt und sind trotz sich rasant entwickelnder Technik nicht aus der Mode gekommen.

Angekommen im Web 2.0

Wie bei den bisherigen Entwicklungen stehen immer neue Tools zur Verfügung. Aber nicht nur die technischen Möglichkeiten verändern sich, sondern auch die Ansätze von E-Collaboration.

Die dritte Generation bietet nicht nur neue Werkzeuge, sondern auch ganz neue Ansätze der Arbeits- und Denkweise bezüglich Verbreitung und Nutzung des Wissens und deren Potenzial innerhalb einer Gemeinschaft (z.B. einer Firma).

Hornstein, Fischler, Pertek, Koller (2008)

Mit Einzug der sozialen Medien in unseren Alltag rückt auch immer mehr der soziale Aspekt in den Vordergrund. Dabei geht es darum Fragen zu beantworten, Information zu finden und Wissen transparenter darzustellen. Vetreter des Web 2.0 sind laut Hornstein, Fischler, Pertek, Koller (2008) Blogs als Tagebücher und Wikis als Wissensdatenbanken. Außerdem zählt Social Bookmarking dazu, welches das Erfassen, freies Verschlagworten und Puplizieren von eigenen Bookmarks ermöglicht. Auch das Aufbauen sozialer Netzwerke unter Mitarbeitern, dem sogenannten Social Networking, mit Vertretern wie LinkedIn oder Xing gehören dazu. Zusätzlich sind Rich Site Summary (RSS) – Newsfeeds, welche den User über Änderungen und Neuerungen in Form von kleinen Nachrichtentickern dienen, heutzutage nicht mehr wegzudenken.

Und wozu das alles?

Sicherlich gäbe es die genannten Entwicklungen nicht, wenn die Technik aber vor allem der Bedarf solcher Tools nicht da wäre. Aber die Nachfrage, gerade der aktuellen Situation geschuldet, ist höher denn je und wird auch mit dem Fortschreiten der Digitalisierung nicht abreißen. Ziel ist es letztendlich eine immer größere Effizienz zu erreichen, um den immer schneller werdenden Anforderungen in unserer Gesellschaft und vor allem auf den Arbeitsmarkt gerecht zu werden. Natürlich könnte man auch mit einem Kaffee seinen Kollegen im Nachbarzimmer aufsuchen und dort ganz klassisch an einem Tisch zusammenarbeiten. Doch das funktioniert in Zeiten der Globalisierung und recht erst in Zeiten von Corona nicht immer reibungslos. Oftmals sind Teams interdisziplinär angelegt und bestehen aus verschiedenen Abteilungen, Arbeiten an getrennten Standorten oder können nur zu unterschiedlichen Arbeitszeiten miteinander kommunizieren. Dies hat zur Folge, dass eine Zusammenarbeit ohne webbasierten Lösungen recht schwierig oder nur mit hohem Aufwand und Kosten, z. B. Reisekosten zu bewältigen wäre.

Wichtiges Detail

Bevor unser Blog endet, möchten wir noch auf eines in Bezug auf E-Collaboration hinweisen. Denn wichtig bei der zukünftigen Betrachtung dieses Themas wird es sein, dass neue Generationen, die “älteren” nicht Verdrängern dürfen. Die beste E-C-Lösung wird die sein, welche alle schon vorhanden Tools aller Generationen am Besten miteinander vereint. Vor allem bei den “Urgesteinen” der ersten Generation, wie der E-Mail- oder Kalenderfunktion wird es umso wichtiger sein, diese mit neuen Lösungen zu verbinden, um dadurch die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue und innovative Werkzeuge zu begeistern und dadurch ihre Umsetzung zu ermöglichen.

Je mehr Unternehmen ihre Lern- und Arbeitsprozesse in Zukunft virtualisieren, desto mehr werden kollaborative Ansätze an Bedeutung gewinnen und zur Anwendung kommen

Stoller-Schai (2003)

Jetzt seid ihr gefragt!

Liebe Leserinnen und Leser vereinfacht euch den Arbeitsalltag und nutzt die gesamten Spektren der Online Collaboration mit all seinen Tools aus und vor allem hinterfragt sie dabei kritisch. Denn nur dadurch können wir diese nutzbringenden Werkzeuge fördern, zu einer verbesserten Kommunikation beitragen und das Aufkommen von Missverständnissen vermeiden und somit Großes leisten um die Weiterentwicklung bei der E- Kollaboration zu steigern und den Weg ins Zeitalter des Web 3.0 zu ebnen. Los geht’s…

Quelle: https://www.pexels.com/de-de/foto/ausbildung-bildschirm-bildung-business-356043/

Quellen:

HORNSTEIN, Martin; FISCHLER, Andreas; PERTEK, Michael; KOLLER, Markus; 2008; E-Collaboration Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen;  https://de.scribd.com/document/41138826/namics-Whitepaper-ECollaboration-2008-11-v-1-4

FISCHER, Julia; SCHMUTZER, Thomas; BARTZ, Michael; SOLAR, Sophie; New World of Communication & Collaboration (NWOC²); 2015

STOLLER-SCHAI, Daniel; E-Collaboration: Die Gestaltung internetgestützter kollaborativer Handlungsfelder. Gestaltungsgrundlagen und praktische Beispiele für eigene Projekte; Südwestdeutscher Verlag für Hochschulschriften; 2009