Implementierung von Online-Collaboration-Tools in Organisationen und Widerstände

Kunden in Sydney , Entwickler in Tokio , Marketing in München – so wird die Zukunft in Unternehmen aussehen, wie also Prozesse, Daten, Termine verwalten und zentral zur Einsicht an jedem Punkt der Erde bereitstellen? Die Zahl der Arbeitnehmer, welche aus der Ferne arbeiten steigt immer weiter, in Zukunft wird die Bedeutung und Einführung von Online-Collaboration-Tools weiter zunehmen.

Collaboration-Technologie ist auf dem Vormarsch. Wir sprechen von einer der wichtigsten Wettbewerbsfaktoren in der globalisierten, virtuellen und mobilen Welt. Der richtige Einsatz von Collaboration-Tools wird mit über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Zunehmend wichtiger wird die externe Collaboration. Diese bezieht sich auf die Kommunikation mit Kunden, Stakeholdern und Lieferanten, gleichzusetzten mit der internen Collaboration. Ein neues Produkt können Sie sowohl Kunden, Lieferanten als auch Ihren Mitarbeitern, Kollegen oder Vorgesetzten vorstellen. (HERMANN-RUESS A. 2014)

Beweggründe sind Expansionsdruck, Globalisierung, dynamischer werdende Märkte und auch der Fachkräftemangel. Durch den Wandel entstehen für die Unternehmen neue Märkte sowie Wettbewerbsvorteile, durch den Aufbau wissensintensiver Dienstleistungen und Produkte und gleichzeitig auch Risiken durch zunehmenden Wettbewerbsdruck, komplizierte Prozessabwicklungen und Verlust durch Fluktuation, die der demografische Wandel mit sich bringt.

Collaboration Tools lassen Menschen näher zusammenrücken und ermöglichen ein produktiveres Arbeiten. Die Zielgruppe Mitarbeiter muss allerdings mitziehen. Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen beachtet wie auch berücksichtigt werden, dazu eine gute Technologie-Performence und einer erfolgreichen Einführung von Collaboration-Tools steht nichts mehr im Weg.

Oft wird die Einführung neuer Tools ausgebremst, Gründe dafür sind bspw. fehlende Ressourcen, fehlende Tool-Kompatibilität, verschiedene Hersteller, mangelhafte Zuverlässigkeit sowie Performence der Technologie oder auch die Absicherung des Multimedia-Traffics (Audio, Video, Messanging).

Unternehmen muss auf dem Weg zur Planung ein neues Collaboration-Tool einzuführen, bewusst sein, dass es sich dabei nicht nur um die Einführung neuer Software handelt, welche vielleicht Abläufe im Unternehmen optimieren soll, es handelt sich eher um ein grundlegendes Umdenken in der Zusammenarbeit und damit um eine tiefgreifende Veränderung, welche entsprechend gemanaged werden will.

Die Wirklichkeit in Unternehmen sieht oftmals wie folgt aus:

  • Dokumente und gespeichertes Wissen werden oft nur schlecht gefunden
  • Einige parallel laufende Systeme im Unternehmen
  • Privates Wissen und andere Datenbestände geschaffen
  • Collaboration-Tools werden kaum genutzt

Auch das fehlende “Bereitsein” sowie fehlendes Tool-Wissen bei Mitarbeitern steht einer Einführung oftmals im Weg. Mitarbeiter können oft nur schwer erkennen, welche Vorteile ein neues Tool bringen kann. Viele Mitarbeiter stehen Veränderungen digitaler Art oft kritisch gegenüber. Der reine Papieraustausch zwischen den Schreibtischen ist für viele nicht wegzudenken.

Knapp zwei Drittel der Mitarbeiter sind nicht zufrieden mit Collaboration-Tools so eine Umfrage der TU Darmstadt. Hauptgründe sind mangelnde Informationen oder zu wenig Zeit, um sich mit dem Tool zu befassen. Die Einführung von Collaboration-Tools wird in einem Unternehmen nur dann Erfolg haben, wenn es eng in Kooperation mit den Angestellten, welche die Software später nutzen, angepasst und eingeführt wird. Es muss klar und deutlich mit allen späteren Nutzern im Vorfeld kommuniziert werden, welchen Zweck das Tool später erfüllt bzw. welchen Mehrwert es bringen wird. Weiterhin sollte das Tool leicht bedienbar sein und zuverlässig funktionieren.

Überprüfen Sie, ob schon Anwendungen von ihren Mitarbeitern genutzt werden, wenn ja, welche? Oft ist es der Fall, dass Mitarbeiter Anwendungen und Tools installieren, ohne der IT-Abteilung oder Ihrem Vorgesetzten Bescheid zu geben. Diese Anwendungen sind oft weder geprüft und in einigen Fällen auch nicht erlaubt.

Einführung nicht als fertiger Prozess

Um eine hohe Akzeptanz der digitalen Veränderung hervorzurufen, sollte diese nicht als “fertiger” Prozess eingeführt werden. Mitarbeiter dürfen nicht das Gefühl haben, dass Sie keine Wahl haben. Das zwingen der Mitarbeiter ein Tool zu benutzen wird keinen Erfolg haben. Machen Sie keinen unveränderlichen Grundsatz oder ein Gesetz aus der Einführung einer neuen Software.

Eine Einführung von Veränderungen mit der top-down Methode wird nur mit negativen Begleiterscheinungen behaftet sein. Fördern Sie daher eher einen Austausch auf Augenhöhe. Gemeinsam eine geeignete Lösung finden, dieses Handeln drückt Wertschätzung aus, was positiv bei Mitarbeitern aufgenommen wird. Es entsteht eine positive Dynamik, in der sich Mitarbeiter sich verstanden fühlen. Das Resultat aus dieser Vorgehensweise sind motivierte Mitarbeiter.

Thomas Grechenig als Leiter der Autorengemeinschaft für das  Buch „Softwaretechnik“ beschreibt einen weiteren wichtigen Punkt – die Dokumentierung des Software-Entwicklungsprozesses. Die Tätigkeiten in den einzelnen Phasen sollten in größeren Projekten ausführlich dokumentiert und beschrieben werden. Untereinander abgestimmt und an alle kommuniziert werden, damit nicht jede an der Entwicklung beteiligte Person dieses Vorgehen neu erfindet oder persönlich interpretiert, was unweigerlich zu einem Zerfall des Systems führen könnte.

Schulung und Training für Mitarbeiter / Trainingsprogramme

Unabhängig vom Collaboration-Tool, Ihre Mitarbeiter müssen mitziehen. Der Einsatz eines konsequenten Trainingsplans hilft dabei. Ein gut durchdachtes Trainingsprogramm für das Team erklärt beispielsweise auf anschauliche Art die Funktionsweisen der neuen Software. Hilfreich sind auch hier der Einsatz verschiedener Medien: Video, Text, Bildanleitungen sowie ein Handbuch. So holen Sie alle Mitarbeiter mit ins Boot, unabhängig von deren Vorkenntnissen.

 Es wird passieren, dass nicht alle Mitarbeiter voll zufrieden sind. Binden Sie ihre Mitarbeiter von Beginn an mit in die digitale Zusammenarbeit ein, so steigern Sie die Akzeptanz. Auch kann es bedeuten, wenn nicht alle einer Meinung sind – Kompromisse einzugehen, was bei einer Einführung neuer Tools nicht ausgeschlossen werden kann. Jegliche Transparenz und Offenheit wäre hinfällig, wenn Sie zum Ende hin die eigentlichen Wünsche der Mitarbeiter übergehen. Durch die eigene Kompromissbereitschaft zeigen Sie allen Beteiligten am deutlichsten, dass die Einführung gemeinsam angegangen wird und steigern so auch die Akzeptanz bei Unentschlossenen.

Ein wichtiger Punkt für den Erfolg ist die Zeit. Genügend Zeit einzuplanen ist eine Grundvoraussetzung. Auch wenn sich eine Implementierung aktuell in der Corona-Zeit sicher schneller realisieren lässt. Laut Matthias Kolbusa, einem erfahrenen Berater von DAX-30-Unternehmen, ist eine Zeitspanne z.B. ein Halbjahr ein guter Ansatz. Diese Periode erzeugt die Vorstellung, welche Antrieb und Motivation hervorrufen kann. „Sehnsucht und Leidenschaft müssen auf ein Zukunftsbild gerichtet sein, das nicht weiter weg ist als ein halbes Jahr“  Mit dem passenden Zeitraum und der dazugehörigen Vorstellung geben Sie den Mitarbeitern mit, was das nächste Ziel ist.  


Wissensmanagement ist nicht nur Technik, sondern immer ein Dreiklang aus Organisation, Mensch & Technik. Alle drei Pfeiler müssen ausgewogen vorhanden sein.

“Um neue Tools erfolgreich einzuführen, müssen vorher klare Collaboration-Ziele kommuniziert werden.”

Im Vorfeld der Einführung neuer Software, sollte also eine Mitarbeiterbefragung stattfinden, wie wird eine neue Software gewünscht? Welche Tools sind wichtig? Sind persönliche Ideen sowie Interessen der Mitarbeiter zur Gestaltung und Umsetzung der Einführung eines Collaboration-Tools berücksichtigt? Nur in dieser engen Zusammenarbeit kann eine hohe Akzeptanz neuer Software im Unternehmen erreicht werden.

 12. Schritte für eine erfolgreiche Implementierung neuer Software:

  • 1. Rahmenbedingungen schaffen
  • 2. Analysieren: Wo steht das Unternehmen?
  • 3. Ziele bestimmen: Wo soll es hingehen?
  • 4. Planen: Wie erreichen wir das Ziel?
  • 5. Definieren: Welche Anforderungen gibt es?
  • 6. Evaluieren: Was ist im Angebot, welche Software ist gut geeignet?
  • 7. Kalkulation: wieviel kostet es?
  • 8. Bedenken: Wie vertragen Sie sich mit dem Anbieter?
  • 9. Entscheiden: Ja oder nein?
  • 10. Umsetzung: Wie setzen wir die Einführung am besten um?
  • 11. Live schalten: Es geht richtig los!
  • 12. Prüfen: Fragen, Verbesserungen, Feedback.

Fazit

Die Einführung von Tools alleine reicht nicht aus, um zu einem erfolgreich vernetzten Arbeiten und Wissenstransfer zu gelangen. Unternehmen müssen vor der Einführung einige Herausforderungen bewältigen. Auch wenn viele Teams in der heutigen Zeit, plötzlich in die digitale Zusammenarbeit gezwungen werden, besteht darin auch eine Chance, die Arbeit neu zu denken und zu verbessern. Mit den richtigen Tools und einer geeigneten Methodik meistern Sie den Wechsel als gestärktes Team.  Gehen Sie als Führungskraft voran, leben Sie die Nutzung der Tools vor und tauschen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern auf Augenhöhe aus. Die Schaffung von Akzeptanz ist nicht das Zusammenaddieren von Einzelmaßnahmen, vielmehr ist ein Gesamtkonzept. Neue Software sollte in alle Unternehmensprozesse aktiv einbezogen, mitgedacht und von allen weiterentwickelt werden.

Quellenangaben

HERMANN-Ruess A. 2014, Der unternehmerische Mehrwert von Webinaren, Springer Vieweg, Wiesbaden https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-658-03859-5_7

Schubert Managementberatung GmbH & Co. KG Geschäftsbereich factro Bochum Blog „Erfolgreich zur digitalen Zusammenarbeit“ https://www.factro.de/blog/digitale-zusammenarbeit/

Virtual Team Heroes c/o Soyez Consulting, Frankfurt am Main, “Erfolgsfaktoren bei der Einführung von social Collaboration“ https://virtualteamheroes.de/9-erfolgsfaktoren-bei-der-einfuehrung-von-social-collaboration/

IDG Business Media GmbH, München, Computerwoche Voice of digital, “Wie Sie erfolgreich ein Team-Collaboration-Tool einführen“ https://www.computerwoche.de/a/wie-sie-erfolgreich-ein-team-collaboration-tool-einfuehren,3544056

Thomas Grechenig, Mario Bernhard, Roland Breiteneder, Karin Kappel „Sotwaretechnik“ , PEARSON Studium, ISBN 978-3-86894-007-7 https://books.google.de/books?id=RcSvlD2-QQ0C&pg=PA101&hl=de&source=gbs_selected_pages&cad=2#v=onepage&q&f=false

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Patrick Klaar

Student der Hochschule Anhalt Führung und Kommunikation

Die Schwerpunkte in seinem beruflichen Alltag als Vermesser und staatlich geprüfter Betriebswirt liegen im Bereich der Digitalisierung.

Falk Huth

Student der Hochschule Anhalt Führung und Kommunikation

Digitalisierung ist Schwerpunkt in seiner beruflichen Tätigkeit als Product Owner ECM/DMS Practice im IT-Unternehmen EWERK mit Sitz in Leipzig.