COVID-19 beherrscht zurzeit nicht nur die Nachrichten, die Menschen und die Politik, auch die Arbeitgeber- und -nehmer sind durch die Pandemie spürbar betroffen. Lockdown und Quarantäne haben vielen Unternehmen die Kontrolle über die Gestaltung der Arbeit entrissen. Wo früher Meetingräume, Dienstreisen und dicke Papierordner zum alltäglichen Bild der Arbeitswelt gehörten, musste notgedrungen und in kürzester Zeit eine Veränderung stattfinden. Telefon- und Videokonferenzen rückten in den Mittelpunkt der Kommunikation, Homeoffice statt Büroalltag, irgendwie muss die Arbeitsfähigkeit gewährleistet bleiben. Online-Kollaboration ist auf einmal die Arbeitsgrundlage. Welchen Einfluss also hat COVID-19 auf Online-Kollaboration?

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Können Sie sich noch daran erinnern: Sie kamen eines morgens ins Büro und wollten einen Projektentwurf fertigmachen. Leider saß Ihre ebenfalls am Projekt beteiligte Kollegin den gesamten Vormittag in Meetings fest. Auf ihr Feedback mussten Sie bis zum Nachmittag warten. Problem war aber, dass Sie dann schon wieder unterwegs zu einem Kundentermin waren. Im Ergebnis: Der Projektentwurf wurde nicht rechtzeitig fertig und der Kunde war verärgert. Leider ist dieses Beispiel noch die bittere Realität, obwohl moderne Technologien das Arbeiten effizienter machen könnten.

Und dann noch der ganze Papierkram! So oder so ähnlich kennen wir den Arbeitsalltag.

Die heutige Arbeitswelt befindet sich mit der schnellen Verbreitung von Computern und Internetanschlüssen seit Ende der 1990er-Jahren in einer Transformation. Sie dauert bis heute an. Desktop-Computer, Laptop und mobile Endgeräte gehören heute, wie selbstverständlich, zu einem modernen Büroarbeitsplatz. Der normale Sachbearbeiter verbringt fast seinen ganzen Arbeitstag mit „digitaler Arbeit“. Aber so richtig „digital“ ist unsere heutige Arbeitswelt nicht, vor allem wenn wir in den Bereich der Verwaltung und des Öffentlichen Dienstes schauen.

Wenn wir noch einmal zurück zu unserem Beispiel kommen: Auf dem Weg zu Ihrem Kunden nutzen Sie in der Bahn die Zeit und beantworten einige E-Mails über Ihr Smartphone, da blinkt eine Chatnachricht auf: Ihre Kollegin hat ihre Idee zum Projekt direkt in das abgelegte Dokument eingearbeitet. Auf dem Weg nach Hause senden Sie den Entwurf per E-Mail an den Kunden. Im Anhang fügen Sie außerdem gleich den Vertrag über das Projekt mit bei. Direkt am nächsten Morgen sehen Sie, dass der Kunde den Entwurf bestätigt und den Vertrag elektronisch unterschrieben und zurückgespielt hat. So wäre der Idealzustand…

Die Voraussetzungen für ein digitales Arbeiten sind grundsätzlich gegeben, dennoch existieren Widerstände in den Unternehmen und Institutionen, die eine Digitalisierung bremsen und einhergehend eine Veränderung der Arbeitswelt bedeuten würden. Die Möglichkeiten der Digitalisierung hinsichtlich des Arbeitsortes und der Arbeitszeit würden für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen zentralen Pluspunkt bieten, denn sie enthalten das Versprechen von mehr Autonomie und Selbstbestimmung sowie verbesserte Möglichkeiten zur Herstellung der Work-Life-Balance. In Deutschland herrscht noch immer eine Präsenzkultur. Wer vom Vorgesetzten oder von Kollegen nicht gesehen wird, ist auch nicht da bzw. arbeitet auch nicht. So wird das Arbeitsmodell Homeoffice oft kritisch betrachtet und nur in Ausnahmesituationen gestattet, wie etwa wenn das Kind krank ist oder ein Handwerker kommt. Die Vorstellung, dass Angestellte außerhalb des Büros arbeiten, ist wohl zu befremdlich. Außerdem wird befürchtet, dass weniger produktiv gearbeitet wird und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht mehr so leicht beaufsichtigt werden können. Ob dies zutrifft, ist natürlich eine andere Frage. Ebenso wird es als schlichtweg unmöglich erachtet, dass beispielsweise wichtige Sitzungen bzw. Meetings von zu Hause aus durchgeführt werden können. So ist es nicht verwunderlich, dass der Anteil der Beschäftigten mit Homeoffice von 2008 sogar von knapp 10% auf 7,4% in 2014 gesunken ist (Brenke, 2016), obwohl im Gegenzug rund die Hälfte der Beschäftigen gerne zeitweise von Zuhause oder einem anderen Ort als dem Büro arbeiten würden (Hipp, Bernhard & Allmendinger, 2015).

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Mit SARS-CoV-2 (Coronavirus-Krankheit-2019; hier geht es zum Steckbrief von COVID-19, zusammengestellt vom Robert Koch-Institut) hat sich vieles geändert, so auch die Nutzung von Online-Kollaborationen: Informationen zu dem neuartigen Corona-Virus und zur Verbreitung der Krankheit COVID-19 gingen rasend schnell um die Welt. Gefühlt auf einem Schlag hat sich dann auch die Arbeitswelt geändert. Vieles geht auf einmal online, ganz flexibel von Zuhause aus.

Ziel vieler Unternehmen ist es, möglichst viele Mitarbeiter von Daheim aus arbeiten zu lassen, sodass die Verbreitung von COVID-19 im eigenen Unternehmen verhindert oder stark reduziert werden kann.

Die Ansteckungsgefahr von zum Beispiel Laboranten und Produktionspersonal ist auf ein niedriges Niveau reduziert. Für die Mitarbeiter und Führungskräfte im Homeoffice ändert sich vielerorts damit die Arbeitsweise.

Schnell implementierte, funktionierende Online-Kollaborationen sind dabei Voraussetzung für ein effizientes Weiterarbeiten! Wer schon vor der Krise eine gute Grundlage hatte und bereits vieles am digitalen Arbeitsplatz erledigt hat, hatte einen leichten Einstieg während andere etwas aus dem Boden stampfen mussten, um überhaupt erst arbeitsfähig zu werden.

• Das sind z.B. technische Voraussetzungen, wie die Mitarbeiter mit Laptop und Diensthandy auszustatten und
• alternative Lösungen zu erarbeiten wie zum Beispiel Unterschriften zur Schulungsbestätigung durch E-Mail Bestätigung zu ersetzen.

Auch die Internetverfügbarkeit in ländlichen Wohngegenden oder der W-LAN Empfang im Wohn- und Arbeitsbereich sind Herausforderungen.

Online-Kollaborationen können aktuell in der Tat das alltägliche Büroleben sehr gut ersetzen, wo sie vorher häufig mehr als Unterstützung vorgesehen waren oder nahezu nicht existierten: Team-Sitzungen oder Meetings, Schulungen und Mitarbeitergespräche werden in Telefon- und Videokonferenzen gehalten. Bildschirme werden geteilt, Dokumente gemeinsam bearbeitet und Abstimmungen erfolgen über vielfältige Tools.

Aber ist das ein erstrebenswerter Ersatz?

Wie bei so ziemlich allem gibt es auch hier kein schwarz und weiß. Ein gesundes Mittelmaß ist sicherlich für einen Großteil der Mitarbeiter und Unternehmen das Beste. Dem Büro fern zu bleiben hat nicht nur Vorteile, so fallen zwischenmenschliche Kontakte vermehrt weg und das Zuhause mutiert zu einem Arbeitsplatz, sodass die Trennung von Beruf und Freizeit schwerer fallen kann.

Eine Mischform aus Anwesenheit vor Ort und arbeiten im Homeoffice unter bestmöglicher Nutzung von Online-Kollaboration maximiert die Flexibilität aller Beteiligten ohne dass die Zusammenarbeit behindert wird. Prozesse können optimiert werden, Austausch innerhalb des Unternehmens aber auch nach extern funktioniert nicht nur face-to-face, sondern auch online hervorragend.

Die Online-Kollaboration ist dabei ortsunabhängig, kann also von Homeoffice, unterwegs oder vom Büro aus genutzt werden. Konkrete Nachteile des Homeoffice, welche in diesen Zeiten vermehrt sichtbar werden, sind somit losgelöst von der Online-Kollaboration an sich. Sie stellen vielmehr Auswirkungen der Pandemie (der zwischenmenschliche Aspekt) dar und zeigen vor allem den Rückstand in Sachen aktuellem Stand der Wissenschaft und Technik hierzulande.

Nur wenn alle Betroffenen mitgenommen werden, können sich die Vorteile der Online-Kollaboration im Homeoffice voll entfalten

Um die Vorteile von Online-Kollaborationen bestmöglich nutzen zu können und die Nachteile von Heimarbeit auf ein Minimum zu reduzieren empfiehlt Smith (2020), dass die menschlichen Beziehungen Aufrecht erhalten werden und gibt konkrete Tipps hierzu, wie Empathie auch hier Einzug findet.

Ein wesentlicher Punkt ist dabei, im Austausch über die technischen Möglichkeiten und digitalen Kompetenzen zu bleiben, sodass der Arbeitgeber, Lehrer oder die Führungskraft sich entsprechend anpassen und Hilfe anbieten kann.

Im wochenlangen Homeoffice stellen wir also unter anderem fest, dass

• die Videokonferenzen ruckeln und der Empfang abbricht,
• das eigene Internet langsam ist,
• die Hardware erneuert werden müsste
• und die vom Arbeitgeber angebotenen Software-Lösungen längst nicht den gesteigerten Ansprüchen genügt, ausgelöst durch den plötzlichen Corona-bedingten Transfer der physischen Arbeits- und Lernwelt in die digitale.

Wir Durchschnittsnutzer werden uns bewusst, dass wir zwar ganz fit sind in Sprachnachrichten über das Smartphone an Freunde zu verschicken nach unserer kleinen Sitzung im Meetingraum am Ende des Büroflurs. Aber sich mal eben geschickt in einem GoToMeeting zurechtzufinden (eine Lösung für Videomeetings) oder dieses gar einzustellen und zu moderieren und TROTZDEM beruflich die selbe Qualität OTIF zu liefern wie zuvor (Sainathan (2018), “On-time and In-full”, Kennzahlen zur Überprüfung und Messung der Logistikeffizienz), ist dann doch etwas anderes. Jeder einzelne (mal mehr, mal weniger) merkt mal wieder, dass lebenslanges Lernen wichtig ist.

Aber auch die nun häufig genutzten Applikationen laufen oft einfach nicht stabil genug oder sind nicht ausreichend anwenderfreundlich. Jedes Produkt hat andere Vor- und Nachteile und wird anders bedient. Nicht nur die Anwender können etwas tun, um die Online-Kollaborationen bestmöglich zu nutzen, auch die Anbieter der verschiedenen Lösungen haben noch viel Luft nach oben:

• Stabilere Anwendungen erarbeiten,
• Sichere (Datenschutz und -sicherheit) Anwendungen anbieten,
• Kompatibilität zwischen unterschiedlicher Hardware ermöglichen,
• Nutzbarkeit der Inhalte in anderen Anwendungen gestatten und
• mit alledem ein besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis erreichen.

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Die Corona-Krise hat den Alltag von Menschen weltweit verändert. Auch die Kommunikation im Privat- und Berufsleben wurde schlagartig anders. Das Ausweichen von Small Talk auf dem Flur und Meetings an einem Tisch hinzu virtuellen Räumen und Online-Kunden- oder Team-Dashboards ist zur Normalität geworden (Dashboards: Tafeln, z.B. mit Kennzahlen des betrieblichen Ablaufs und Informationen für Mitarbeiter oder Kunden; siehe z.B. Keenan (2020): Beschreibung zum Aufbau eines guten Kunden-Dashboards unter Corona-Bedingungen. Software-Tipps für tolle (Projekt-)Dashboards: siehe Aston (2020)). Das eröffnet vielen Menschen neue Möglichkeiten: Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben stehen weniger Einschränkungen im Weg, einfach da Arbeitgeber und Vorgesetzte mehr Vertrauen in die Online-Kollaboration gewonnen haben und auch anhand von Zahlen und Fakten sehen, dass Ihre Mitarbeiter sehr wohl effizient aus dem Homeoffice arbeiten können. Aber das Umschwenken in die digitale Lern- und Arbeitswelt hat uns auch gezeigt, dass wir noch viel Aufzurüsten und Nachzuholen haben: Der Erwerb und Aufbau digitaler Kompetenzen, die bundesweite Flächendeckung von schnellem Internet und mehr Software-Programme, welche den vielen Anforderungen gerecht werden sind nur einige Punkte.

COVID-19 wird letztendlich einen positiven Einfluss auf Online-Kollaboration haben. Davon werden alle profitieren: Sowohl Mitarbeiter (höhere Flexibilität aber auch Einbringungs- und Einbindungsmöglichkeiten), Kunden (schnellerer und besserer Austausch) als auch Arbeitgeber (Modernisierung, mehr Einfluss auf die Unternehmenskulturentwicklung, Einsparung von Kosten, Optimierung vieler Prozesse wie z.B. bei Innovation, Vermarktung und Service).

Und letzten Endes ist das positiv im Gesamten für die Menschheit: Der Schritt nach vorn.

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Quellen:

Ashton, B. (2020). List Of 10 Beautiful Project Dashboard Software Tools. Verfügbar unter: https://thedigitalprojectmanager.com/project-dashboard-software/

Brenke, K. (2016). Home Office: Möglichkeiten werden bei weitem nicht ausgeschöpft. DIW Wochenbericht, 83. Jahrgang (Heft Nr. 5 in 2016), S. 95-105. Verfügbar unter: https://www.diw.de/documents/publikationen/73/diw_01.c.526036.de/16-5.pdf

Hipp, L., Bernhardt, J., Allmendinger, J.: Institutions and the prevalence of nonstandard employment. Socio Economic Review, 13. Jahrgang (Heft Nr. 2 in 2015), S. 351- 377. Verfügbar unter: https://doi.org/10.1093/ser/mwv002

Hofmann, J. (2020). Telearbeit – ein viraler Hit. Verfügbar unter: https://blog.iao.fraunhofer.de/telearbeit-ein-viraler-hit/

GoToMeeting von LogMeIn. Verfügbar unter: https://www.gotomeeting.com/de-de

Keenan, M. (2020). How to Communicate Metrics with Your Clients During COVID-19. Verfügbar unter: https://www.cyfe.com/blog/communicate-metrics/

Robert Koch-Institut. SARS-CoV-2 Steckbrief zur Coronavirus-Krankheit-2019 (COVID-19). Verfügbar unter: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Steckbrief.html

Sainathan, P. (2018). Calculating Logistics Cost Reduction Through OTIF (On-Time and In-Full) Delivery. Verfügbar unter: https://blog.roambee.com/supply-chain-technology/calculating-logistics-cost-reduction-through-otif-on-time-and-in-full-delivery

Smith, E. E. (2020). 5 ways to keep human connections when moving learning online due to coronavirus. Verfügbar unter: https://theconversation.com/5-ways-to-keep-human-connections-when-moving-learning-online-due-to-coronavirus-134351

t2informatik. Collaboration. Was ist Collaboration, wie wird sie gefördert und warum handelt es sich um ein Konzept. Verfügbar unter: https://t2informatik.de/wissen-kompakt/collaboration/